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¿Qué es el Manual de políticas y procedimientos de las instalaciones de vida asistida?

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Un manual de políticas y procedimientos es una herramienta clave que es muy útil si se diseña e implementa correctamente. Se requieren políticas y procedimientos para una variedad de propósitos que incluyen, entre otros, los siguientes: cumplimiento de regulaciones, controles internos, requisitos operativos, gestión de riesgos y eficiencias continuas.

En los Estados Unidos, se espera que las instalaciones de vivienda asistida desarrollen e implementen políticas y procedimientos escritos para garantizar que la instalación de vivienda asistida pueda regular de manera efectiva e inmediata todas las decisiones, acciones y principios importantes del establecimiento.

Este documento está destinado a proporcionar la autoridad y la orientación necesaria a la instalación sobre temas como: criterios de admisión, prácticas de contratación, cuentas bancarias, código de vestimenta, etc. Los procedimientos deben abordar el cuidado de los residentes que ocupan la instalación y todos los métodos utilizados para comunicar las políticas en acción para el funcionamiento diario de una organización.

Juntos, las políticas y los procedimientos aseguran que una decisión tomada por la administración de la instalación de vida asistida se traduzca en pasos que resulten en un trabajo y una comunicación efectivos. Tenga en cuenta que esto puede incluir controles de bienestar por parte del personal del centro de vida asistida para controlar signos de deshidratación y lesiones por calor; o una disposición para obtener intervención médica de los servicios de emergencia para los residentes cuya vida está en peligro.

Tenga en cuenta que se espera que todas las instalaciones de vivienda asistida mantengan las políticas y los procedimientos escritos de manera que estén fácilmente disponibles en la dirección física del titular de la licencia para su revisión por parte de una entidad legalmente autorizada. Si las políticas y los procedimientos se mantienen en formato electrónico, el personal del centro de vivienda asistida debe estar disponible para acceder a las políticas y los procedimientos y producir la información solicitada.

Los manuales de políticas y procedimientos pueden adoptar una variedad de formatos, desde una descripción general de las políticas de la instalación hasta procesos/procedimientos detallados. Si no se cuenta con un manual formal, la mejor manera de comenzar es con una descripción general y luego proceder a documentar los detalles específicos en cada área, como la nómina, los desembolsos, los recibos, el proceso de cierre mensual, etc.

Todo establecimiento enfrenta dificultades dentro del flujo de trabajo de su ciclo comercial y requiere documentación de su metodología estructurada, un marco de la filosofía de los establecimientos, su misión y visión que asegure la visibilidad. Tenga en cuenta que este es el propósito de un manual de políticas y procedimientos.

4 pasos a seguir antes de redactar un manual de procedimientos y políticas de un centro de vida asistida

Escribir un manual de políticas y procedimientos para un centro de vida asistida es una tarea complicada pero importante. Recuerde siempre que este manual debe elaborarse para garantizar que la instalación y todos los empleados se comporten de manera legal, ética y consciente del cumplimiento. También tenga en cuenta que se hace referencia a estos manuales una vez que un empleado está confundido acerca de dar un paso o tomar una decisión, por lo que es imperativo hacerlo bien.

Estas políticas y procedimientos pueden variar de una instalación a otra, por lo que no existe una plantilla que cada instalación pueda simplemente copiar y usar. Para crear un manual de políticas y procedimientos que realmente pueda ofrecer un modelo para la cultura de las instalaciones de vida asistida, es pertinente dar algunos pasos antes de escribir cualquier cosa.

1. Conozca sus necesidades y requisitos legales

Hay dos aspectos importantes de las políticas y los procedimientos: los requisitos legales y las partes que aseguran que se siga la visión de la instalación. Tenga en cuenta que cada centro de atención tiene sus propias políticas que dependen del estilo de gestión y los objetivos del establecimiento.

Sin embargo, también hay muchas políticas y procedimientos que existen no por lo que quiere la instalación, sino porque la instalación está legalmente obligada a cumplir con varias leyes y reglamentos. Por lo tanto, es imperativo que involucre a un abogado, preferiblemente un abogado que tenga o esté trabajando con su centro de vida asistida. También tenga en cuenta que los abogados locales estarán más familiarizados con las leyes relativas a su centro de atención y podrán brindarle asesoramiento sobre la creación del manual.

2. Involucrar a las partes interesadas

No solo para las instalaciones de vida asistida, los empleados en otros campos también intentan evitar o eludir las políticas y procedimientos escritos en el manual. Es por eso que la mayoría de las empresas simplemente reprenden al empleado por no seguir las reglas, pero eso no es suficiente.

En teoría, el manual debe enumerar el enfoque de mejores prácticas para cada procedimiento. Una vez que los empleados intentan ignorar o eludir el manual, es una señal de que lo que está escrito en el manual no es práctico ni eficiente.

Por lo tanto, es imperativo incluir a más partes interesadas en la discusión sobre la creación del manual. Las enfermeras que trabajan en el nivel básico y en la primera línea tienen conocimientos que las personas que trabajan en la gestión pueden no tener en realidad. Tenga en cuenta que si el manual solo se elabora con información de la gerencia, es posible que no exprese una imagen precisa del entorno de trabajo y puede haber situaciones en las que el manual no sea aplicable.

3. La colaboración es crucial

También tenga en cuenta que incluir a todas las partes interesadas en la discusión básicamente no es suficiente. También debe haber una gestión adecuada del flujo de trabajo que brinde a las personas la plataforma para colaborar. Es necesario un sistema de gestión de documentos.

Estos sistemas pueden permitir que varias personas vean, revisen, editen y compartan el mismo documento mientras realizan un seguimiento de los cambios realizados por todos. También tenga en cuenta que permite que las personas dejen comentarios, realicen ediciones y luego los dejen para su aprobación, y colaboren de manera efectiva en la creación de un manual de políticas y procedimientos que funcione para todas las partes interesadas de la instalación.

Tenga en cuenta también que simplemente reenviar los documentos por correo electrónico y pedirles a todos que contribuyan no funciona. Las personas no pueden ver las actualizaciones a medida que ocurren, por lo que es posible que dos personas realicen ediciones conflictivas. Además, es muy inconveniente y lento enviar y recibir archivos. Los sistemas de gestión de documentos se pueden utilizar para eliminar por completo la necesidad de enviar archivos o actualizaciones y permite que las personas se centren en mejorar la última versión del documento.

4. Aprovecha las herramientas adecuadas

Tenga en cuenta que los manuales de políticas y procedimientos están intrínsecamente vinculados a la gestión de gobierno, riesgos y cumplimiento, por lo que existen muchas herramientas basadas en GRC para la gestión de políticas y procedimientos. Tenga en cuenta que estas herramientas van más allá de los sistemas normales de gestión de documentos, especialmente porque han sido diseñadas específicamente para administrar políticas y procedimientos. Estas herramientas no son difíciles de usar o adquirir: simplemente es necesario suscribirse a las herramientas basadas en la nube.

Conclusión

Un manual de políticas y procedimientos eficaz refleja el método de comunicación de un centro de vida asistida, realiza el servicio y aumenta la productividad de los empleados. Permite que las personas trabajen juntas para resolver los problemas del día a día sin requerir una participación de supervisión innecesaria.

Formalizar políticas y procedimientos puede parecer una gran tarea, pero vale la pena el esfuerzo. Tenga en cuenta que estas políticas no están grabadas en piedra, sino que son dinámicas y deben actualizarse de vez en cuando a medida que se necesitan cambios.

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