Recuerde siempre que una alta participación en el proceso de planificación estratégica tiende a generar mejores resultados y un mayor sentido de propiedad. Muchas organizaciones están utilizando estrategias de participación amplia para aumentar la participación y el compromiso con la planificación estratégica.
Las partes interesadas clave que deben participar en la planificación estratégica son aquellas que tienen un interés personal en el éxito de la organización. Incluyen empleados, sindicatos, clientes, proveedores, accionistas, agencias reguladoras, propietarios, socios de la cadena de suministro, miembros de la comunidad y otros que dependen de la organización y/o prestan sus servicios.
Tenga en cuenta que cada uno tiene una perspectiva única sobre lo que se necesita para que la organización tenga éxito. Por ejemplo, las opiniones y los conocimientos de las partes interesadas externas siempre son valiosos en las primeras etapas de la planificación, donde agregan conocimientos para comprender el entorno operativo, así como una visión del futuro de la organización.
Los empleados también tienden a comprender las fortalezas y debilidades de la organización, y también saben qué se interpone en el camino del éxito y tienen conocimiento de primera mano de lo que se necesita para cumplir. Son el mayor gasto para la empresa. A menudo se comunican directamente con sus clientes. Ellos solos controlan la mayoría de las percepciones que los consumidores tienen sobre la marca.
Para que estas partes interesadas entiendan por completo cómo su plan estratégico es diferente y mejor que el de la competencia, deben estar en contacto durante todo el proceso y con las realidades del mercado. El desafío, sin embargo, está en cómo transmitir de manera efectiva esas realidades para que su gente pueda actuar en consecuencia.
Comienza con la creación de campañas internas basadas en los conocimientos del mercado y de los clientes; le da vida a su estrategia para sus partes interesadas a través de esta importante lente. Tendrá que empaquetar el proceso y el contenido para que pueda compartirse ampliamente con todos los departamentos de su organización, pero de forma práctica.
Primero exponga a los directores y gerentes y luego bríndeles formatos fáciles de implementar para reunir a sus equipos, con kits de herramientas que incluyen todos los materiales que necesitarán. El propósito de unir estas unidades para crear un plan estratégico es alentar a los equipos a desarrollar respuestas específicas del departamento y generar nuevas ideas y nuevos comportamientos basados en lo que han aprendido.
Cómo comunicar efectivamente su plan estratégico a las partes interesadas
En términos de planificación estratégica, una parte interesada se define como cualquier persona que tenga un interés personal en una empresa, como los gerentes que liderarán el plan, los empleados que deben ayudar a implementar el plan y los clientes que se verán afectados por el plan. El proceso de planificación estratégica afecta a cada grupo de partes interesadas de manera diferente. Aquí hay formas de asegurarse de llevar a todos los grupos de manera efectiva.
Identifique a sus partes interesadas
Primero comience considerando a las personas que se ven afectadas por el plan, tienen influencia o poder sobre el plan y tienen interés en los resultados del plan. Estas personas incluyen partes interesadas tanto internas como externas. Analice cómo es probable que cada grupo de partes interesadas se sienta y reaccione ante el cambio para que sepa cómo comunicarse de manera efectiva con ellos.
Comunicar, comunicar y comunicar!
La siguiente regla después de la identificación es compartir información de manera coherente y con propósito. Tenga en cuenta que todas las partes interesadas clave deben conocer el propósito central de la organización. Las partes interesadas externas deben comprender por qué existe la organización y qué valor proporciona a sus clientes, proveedores y el mercado. Se espera que las partes interesadas internas sepan hacia dónde se dirige la organización para que puedan alinear su trabajo con esa(s) meta(s) y dirección.
Para lograr este proceso, utilice todos los medios de comunicación disponibles: boletines, mensajes electrónicos, correo electrónico, reuniones, carteles, insertos de nómina, etc. Sea consistente en los mensajes y utilícelos para mostrarles cómo encajan en el plan y cómo su contribuciones han ayudado a dar forma a las elecciones realizadas. Recuerda ser visual y hacer que los mensajes sean visibles en todas partes. Las personas que saben lo que se espera y cómo contribuyen están más involucradas y comprometidas que aquellas que no lo saben.
Involucrar activamente a las partes interesadas en el proceso
En este punto, solicite información sobre la planificación estratégica en reuniones, a través de encuestas, con buzones de sugerencias específicos, en boletines de empleados. Involucre a los representantes de los grupos de partes interesadas en las discusiones para la planificación estratégica, y no limite las sesiones de planificación y revisión al nivel superior de gestión. También involucre a representantes de tantos grupos de partes interesadas clave como sea apropiado para la discusión en cuestión. Tenga en cuenta que esto se puede hacer formalmente en actividades de planificación de grupos grandes, o informalmente al incluir diferentes partes interesadas clave en una variedad de reuniones.
También considere usar las reuniones del departamento como una oportunidad para solicitar aportes sobre el plan y sus resultados. Ayude a las partes interesadas a comprender la diferencia entre las iniciativas estratégicas (panorama general a largo plazo) y el trabajo táctico (día a día) con el que están más familiarizados. Comience mostrándoles cómo se alinean los dos niveles. Una mejor comprensión conduce a una mayor propiedad. Mantenga el flujo de mensajes para el refuerzo constante de las ideas compartidas y brinde retroalimentación sobre cómo se están incorporando las ideas en el proceso.
Priorización
Una vez que haya acordado sus objetivos estratégicos e identificado un conjunto de temas que lo ayudarán a lograrlos, puede comenzar a priorizar iniciativas específicas dentro de esos temas. Aquí es donde se vuelve importante la comunicación abierta con los jefes de departamento de ingeniería, ventas, marketing y atención al cliente. Analice sus principales prioridades y determinen juntos cómo encajan esas prioridades en sus temas más amplios y objetivos estratégicos. En el mundo de los negocios, una vez que pueda involucrar a sus partes interesadas en el proceso de priorización, es mucho más probable que estén de su lado. Aproveche un proceso de pensamiento estructurado para evaluar posibles iniciativas.
Asegúrese de que las personas sepan cuál es el plan estratégico y dónde encajan
Por ejemplo, involucrar a los empleados en el proceso de planificación en sí mismo ayuda a desarrollar la propiedad dentro de la organización. Para aquellos que no están directamente involucrados en el proceso, asegúrese de que sepan cuál es el plan, dónde encajan en él y cómo contribuyen a sus objetivos. También déles tiempo para discutirlo e interiorizarlo. Las partes interesadas que no entienden el plan pueden tener dificultades para mantenerse comprometidas y avanzar en la dirección deseada. Esfuércese por reunirse y trabajar con unidades y departamentos para mostrarles cómo contribuyen.
Cree medidas de su trabajo que analicen qué tan bien están contribuyendo a los resultados estratégicos deseados y brinde retroalimentación sobre estas medidas con frecuencia y de manera consistente. Haga todo lo que pueda para asegurarse de que el trabajo de la organización esté alineado con el plan para mantener a todos los empleados enfocados en una visión común.
Ejecución
Después de haber hecho lo anterior y también priorizado las iniciativas para reflejar sus objetivos estratégicos, es hora de traducir esta visión en pasos prácticos. Se espera que la hoja de ruta que utilice ahora sea más detallada. Querrá asignar recursos para cada iniciativa, asignar la propiedad de las iniciativas a diferentes miembros del equipo y designar fechas de publicación.
También asegúrese de que cada equipo sepa en qué está trabajando y comprenda cómo sus proyectos contribuyen al panorama general. Cuando utilice varias hojas de ruta, asegúrese de que la codificación por colores y el etiquetado sean coherentes.
Conclusión
Ningún hombre puede administrar por sí solo cada detalle del desarrollo de un producto. Cualquier plan exitoso es el resultado de un equipo talentoso y bien informado que trabaja en conjunto hacia un objetivo estratégico común. Sin una meta, no puede alinear la organización con un resultado común deseado. Sin una hoja de ruta, no tiene idea de las opciones disponibles para llegar allí. Y sin compromiso, no puede asegurarse de que sus partes interesadas avancen en la dirección que usted necesita. Crear compromiso a través de una amplia participación de las partes interesadas es un elemento cada vez más importante del proceso de planificación estratégica.
